目前，龙潭海事处在违法行为查处工作中采用现场检查与行政处罚分离的工作模式，即海巡执法大队完成现场检查、取证，处本部实施行政处罚。该模式在一定程度上解放了海巡执法大队的人力，能够将更多的精力投入到现场检查工作中，同时避免了行政处罚流程中的不确定性因素。而文书调阅清单的使用作为执法大队查处违法行为整体流程中的一个关键节点，在管理上严格规范，大体就应该能够全面把控违法查处在大队的各个流程环节。如果文书调阅清单疏于管理，极易出现文书调阅清单和调阅文书不能对应的情况，一旦海事与行政相对人产生法律对抗，海事部门将处于极为被动的局面。另外在海事部门查处船舶违法行为的实际工作中，留存于行政相对人而未及时收回的文书调阅清单往往成为拒绝出示证书接受海事执法人员检查的借口。因此，规范文书调阅清单使用和管理，对于确保海事查处船舶违法行为整体流程的程序合法，减少船舶违法行为查处过程中的不确定因素诚为必要。

　　所谓文书调阅清单使用、管理的规范，首先必须做到有章可循、有法可依，其次就是按章办事、严格程序。也就是说第一步要制定相应的使用管理办法，考虑到管理办法拟定的目的，其基本原则应该有三：

　　1、可控制原则；即通过对文书调阅清单使用的管理和控制，有效的控制整个行政处罚的流程，杜绝整个流程的脱节和失控的现象。

　　2、可追溯原则；即依据留存的文书调阅清单，能够追溯已经发生的行政处罚流程中的每一个环节，包括处置人员及处置情况等。

　　3、可操作原则；即依据办法使用文书调阅清单与现有操作流程相对契合，使用和管理简化、清晰，不过多增加执法人员负担，具备较强的可操作性。

　　依据上述三原则，龙潭海巡执法大队拟写了《龙潭处海巡执法大队文书调阅清单使用管理办法》（见附件），并要求我大队执法人员在实际工作中严格执行，经过一段时间的试行，效果良好。建议局相关部门根据我局实际情况和相关法规要求修订后在全局推广。

　　附件：

　　《龙潭处海巡执法大队文书调阅清单使用管理办法》

　　为了进一步严格流程，规范文书调阅清单使用和管理，依据我大队的实际情况和相关的管理规定，特制订本办法。

　　1.整本文书调阅清单不得拆分使用，除行政相对人收存的文书调阅清单红色联外，任何情况文书调阅清单白色联必须保持完整、编号连续。

　　2.作废的文书调阅清单注明作废字样后保留在原始位置，不得损毁。

　　3.行政处罚个案中经调阅的相关文书用大号信封收存，在信封表面注明调阅清单编号和调阅人员，一案一档、单独收存，不得混装。

　　4.已调阅的文书按序存放并严格收藏，以便查找和保管，严防丢失。

　　5.文件调阅清单使用后，应该在巡航日志（或值班日志）中记录，记录标准模式为“**时，查**船/码头（或其他行政相对人主体）存在（涉嫌）**违法行为，调阅**（相关文书），调阅清单编号****。”

　　6.大队查处的违法行为在网格化辅助系统中进行登记，不再专门建立其他违法行为处理纸质台帐。

　　7.违法行为处置结束后，红色联由行政相对人或者处本部人员交还大队，大队归还行政相对人相关调阅文书并及时将红色联黏贴回对应的白色联后。

　　8.违法行为处置完成（罚款、警告、教育放行或者其他处理方式）后大队执法人员在复位的文书调阅清单上背书处理的时间、方式和执法人员。

　　9.使用完的整本调阅清单归档存放，至少保存2年以上。